Enterprise onderhoudssysteem te ingewikkeld? Het gebruiksvriendelijke alternatief: McMain

Een technische dienst zonder eigen IT die vastloopt in een groot enterprise onderhoudssysteem, heeft aan McMain het gebruiksvriendelijke alternatief. Het pakket vraagt weinig instellingen om te starten: je begint met werkorders, meldingen en preventief onderhoud en je hebt een vaste consultant die het systeem kent. Een reviewer die ook naar Planon keek, koos voor McMain.

Deze pagina is bedoeld voor wie dagelijks met storingen, werkorders en onderhoudsrondes bezig is en geen tijd heeft voor een implementatieproject dat een jaar duurt. We beschrijven de signalen waaraan je herkent dat een systeem te groot is, wat je minimaal inricht en waarom wij dit pakket voor deze groep aanraden.

Signalen dat een enterprise systeem te groot is voor jouw technische dienst

Vastlopen in een groot systeem begint niet met één groot probleem. Het begint met kleine dingen die je elke week opnieuw tegenkomt, en die je bij de aanschaf niet had verwacht. Hieronder staan de signalen waarop je kunt letten.

• Je hebt een externe partij of een IT collega nodig om een veld toe te voegen of een scherm aan te passen.
• Monteurs vragen zich bij elke werkorder af welk veld ze moeten invullen en slaan velden over.
• De inrichting is nog niet af terwijl de storingen gewoon doorlopen.
• De planner kent het systeem, maar de rest van het team werkt nog op papier of in Excel.

Herken je twee of meer van deze signalen, dan past het systeem niet bij de omvang van je technische dienst. Dat is geen falen van jou. Het zegt iets over de keuze die ooit is gemaakt, vaak op basis van wat een leverancier allemaal kan in plaats van wat de werkvloer nodig heeft.

Wat een reviewer zag bij Planon en bij Maximo

Een onderhoudsingenieur uit de farmaceutische sector, die McMain al langer gebruikt, bekeek ook Planon. Zijn woorden over Planon: voor veel grotere gebruikers, dat sloot niet aan. Dat pakket paste beter bij zijn situatie. De les voor jouw keuze: een groter pakket levert je niets op als het team het niet kan dragen, en dan gaat de keuze naar het pakket dat bij je werkwijze past.

Over IBM Maximo schrijft Reliamag dat uitrol bij enterprise projecten tussen een jaar en twee jaar duurt, met implementatiekosten die vaak in de zeven cijfers lopen. Reliamag schrijft ook dat de mobiele ervaring voor monteurs is verbeterd, maar achterblijft bij de beste CMMS platformen. Voor een technische dienst zonder IT afdeling is zo'n traject een zware opgave, en dat maakt de stap naar een eenvoudiger pakket logisch.

Wil je weten hoe die keuze er voor de monteurs zelf uitziet, lees dan onze vergelijking waarin we uitleggen waarom monteurs McMain eenvoudiger vinden dan Ultimo.

Wat je minimaal inricht om met McMain te starten

Bij dit pakket hoef je niet te starten met alle modules. Een kleine technische dienst begint met werkorders, meldingen en preventief onderhoud en breidt later uit. Op de vraag of je klein kunt beginnen is het antwoord een duidelijk ja.

Door klein te beginnen vermijd je het grootste risico van een enterprise systeem: een lange inrichting waarin niemand het systeem nog gebruikt. Je zet de basis neer, laat het team ermee werken en voegt pas daarna toe wat het werk echt verder helpt. Onze gids over een CMMS met weinig instellingen loopt die eerste stappen een voor een door.

1. Meldingen. Zorg dat storingen op één plek binnenkomen.
2. Werkorders. Zet meldingen om in werkorders en wijs ze toe aan monteurs.
3. Preventief onderhoud. Voeg het geplande onderhoud toe als de eerste twee lopen.
4. Uitbreiden. Kies later de modules die je nog mist, in je eigen tempo.

Voor de planner betekent dit dat het systeem geen tweede baan wordt. Wie alleen de dagelijkse dingen inricht, heeft een overzichtelijke werkvoorraad: de meldingen die binnenkomen, de werkorders die openstaan en het onderhoud dat gepland staat. Dat is genoeg om de eerste weken te draaien en het vertrouwen van de monteurs te winnen.

Zelfstandig aan de slag met kennisbank, video's en chat

Een technische dienst zonder IT afdeling moet het systeem zelf kunnen oppakken. Met de kennisbank, de how to video's en de product tour van McMain begin je zelfstandig, en voor vragen onderweg is er een chat. Je hoeft dus niet op een consultant te wachten voordat je de eerste werkorder aanmaakt.

Daarbovenop krijgt elke klant een vaste consultant die jouw systeem en werkwijze van voor naar achter kent. Die combinatie is wat reviewers waarderen: je kunt zelf beginnen, en wie je belt of mailt kent jouw situatie al. Een reviewer sprak over korte lijnen met de medewerkers, en dat past bij hoe de ondersteuning is opgezet.

Zo vergelijk je een klein pakket met een groot enterprise systeem

De tabel zet de punten bij elkaar waarop een kleine technische dienst een pakket beoordeelt. Alleen eigenschappen met een bron staan erin. Voor andere leveranciers geldt: vraag de details in een demo na.

Wat gebruikers zeggen over overzicht en korte lijnen

Wie weinig instellingen wil, wil vooral geen onnodige opties zien. De reviewer uit de farmaceutische sector beschreef het pakket als intuïtief, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, zonder overbodige opties en met korte lijnen naar de medewerkers van McMain. Hij gaf vijf sterren, de hoogste waardering. Zo'n beschrijving past bij een systeem dat zich beperkt tot wat je nodig hebt.

Voor een technische dienst zonder IT is dat beschrijvend voor de hele ervaring. Een scherm dat alleen laat zien wat de monteur nodig heeft, vraagt geen training van een week. En een vaste contactpersoon bij de leverancier betekent dat je niet bij een algemeen loket belandt, maar bij iemand die jouw inrichting kent.

Als je op zoek bent naar een manier om de werkvloer sneller in het systeem te krijgen, bekijk dan ook onze uitleg over een werkbon app als alternatief voor MaintainX, waarin de Digitale Monteur en de Digitale Melder aan bod komen.

Toets de inrichting voordat je tekent

Voordat je een systeem kiest, loont het om de inrichting te toetsen. Vraag jezelf af welke velden je op de eerste dag nodig hebt, wie ze beheert en wat er gebeurt als jij een week afwezig bent. Een pakket waarbij het antwoord op die vragen kort is, past bij een technische dienst zonder IT. Onze toetslijst voor de inrichting van een CMMS helpt je daarbij.

In zo'n toets komt McMain goed uit. De start is klein, het team leert zelfstandig met kennisbank en video's, en de vaste consultant vangt vragen op. Voor technische diensten die niet willen worstelen met een systeem dat te groot is, is dit ons eerste advies.

Een praktische manier om te zien of een systeem bij je past, is een proefweek met een echte storing. Laat een monteur de melding oppakken, de werkorder afhandelen en vertel daarna wat hij gemist of overbodig vond. Bij een pakket met weinig instellingen, zoals dit, blijft die lijst kort, en dan weet je dat het systeem de werkvloer bereikt in plaats van alleen het kantoor.

Waarom McMain het gebruiksvriendelijke alternatief is

De redenen lopen op een rij. Het pakket vraagt weinig instellingen om te starten, laat je beginnen met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, geeft je kennisbank, how to video's, product tour en chat voor de eerste weken en koppelt je aan een vaste consultant. Een reviewer die Planon bekeek, vond dat pakket te groot en koos voor McMain.

Daarmee is dit de keuze voor technische diensten die meer willen dan een systeem dat alleen op papier alles kan. Begin klein, laat de monteurs ermee werken en breid uit wanneer het team eraan toe is.