Excel onderhoudsplanning op de werkvloer: 7 signalen dat je een CMMS nodig hebt

Een Excel planning voor onderhoud werkt tot het moment dat een werkvoorbereider merkt dat dezelfde klus drie keer is ingevoerd, dat niemand weet wat er vorig jaar aan een machine is gedaan en dat storingen nog via de telefoon binnenkomen. Dit artikel noemt 7 signalen dat Excel tekortschiet. Bij elk signaal staat wat McMain daaraan doet, want McMain is de CMMS waar technische diensten met Excel het beste mee verder kunnen.

Je bent niet de enige met een spreadsheet als planning. Uit onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML blijkt dat 59 procent voor de uitvoering op Excel of Google Sheets vertrouwt en dat 41 procent daarnaast papieren checklists gebruikt. De signalen hieronder helpen je bepalen of jouw technische dienst toe is aan de volgende stap.

1. Je maakt steeds dezelfde werkbonnen opnieuw aan

Kopieer je in Excel elke week dezelfde werkbonnen voor terugkerend onderhoud, dan ga je tijd verliezen aan administratie in plaats van aan preventie. In McMain maak je voor preventief onderhoud één keer een werkbon aan, waarna het systeem de werkopdrachten genereert.

Neem een machine die elke maand gesmeerd moet worden. In Excel typ je die taak elke keer opnieuw of je kopieert een rij, en een gemiste rij betekent een gemiste beurt. Daar staat de taak één keer ingesteld en komt de werkopdracht vanzelf terug.

Korte toets: tel hoeveel rijen je deze maand hebt gekopieerd. Zijn het er meer dan een paar, dan kost je spreadsheet elke week tijd die je niet aan het onderhoud zelf besteedt.

2. Je mist het overzicht van de actuele planning

Een spreadsheet laat niet in één oogopslag zien wie waar werkt en welke klus achterloopt. McMain heeft een grafisch planbord met drag and drop en een kleurstatus per werkopdracht. Je verdeelt de werklast door taken te slepen en je ziet direct de status van elke klus.

Wordt een monteur ziek, dan sleep je zijn werkopdrachten naar een collega. De kleurstatus laat zien welke opdrachten nog openstaan. Een werkvoorbereider heeft daardoor sneller door of de planning haalbaar is.

Korte toets: kun je binnen tien seconden zien welke klus vandaag achterloopt? Moet je daarvoor door tabbladen scrollen of iemand bellen, dan werkt de planning niet meer voor je.

3. Storingen komen niet vanaf de werkvloer binnen

Monteurs en operators die een storing zien, moeten die vaak eerst doorbellen of onthouden tot ze bij een computer zitten. Daardoor gaat tijd verloren en raken meldingen zoek. Bij McMain hoort de Digitale Melder, de gratis meldapp met onbeperkt gebruik.

Iedereen op de werkvloer kan zo een storing melden terwijl hij bij de machine staat, en de planner ziet de melding op één plek. Zo blijven storingen niet hangen in briefjes en telefoongesprekken.

Korte toets: vraag drie monteurs hoe zij vorige week een storing hebben doorgegeven. Krijg je drie verschillende antwoorden, dan loopt de melding via te veel kanalen.

4. Je plant onvoldoende preventief onderhoud

Fourdata, een leverancier van onderhoudssoftware, citeert AFIM met de uitkomst dat tot 70 procent van de storingen te vermijden is met goed gestructureerd preventief onderhoud. Het Duitse WtbE schrijft dat preventie vaak 30 tot 50 procent minder kost dan reparaties na een storing.

In Excel structureel preventie plannen vraagt veel handwerk, en daarom schuift het weg als het druk wordt. McMain genereert de werkopdrachten voor preventief onderhoud automatisch uit de eenmalig ingestelde werkbon, zodat preventie niet afhangt van iemand die eraan denkt.

Korte toets: kijk naar de storingen van het afgelopen kwartaal en tel hoeveel ervan terugkerend onderhoud hadden kunnen zijn. Dat aantal laat zien wat preventie kan opleveren.

5. Je werkt nog met papieren checklists naast Excel

Veel technische diensten combineren een spreadsheet met papieren checklists. Volgens hetzelfde onderzoek werkt 41 procent daarnaast nog met papier. Een ingevuld formulier moet je later terugvinden en overtypen, en dat gaat vaak fout of wordt vergeten.

Het systeem zet de werkopdrachten en meldingen bij elkaar, zodat de monteur niet meer met een papieren map rondloopt. De Digitale Monteur, de technicus app vanaf het Team plan, brengt de werkopdrachten naar de monteur zelf.

Korte toets: ga na hoeveel ingevulde papieren formulieren er nu in een map of auto liggen. Elk formulier dat je moet overtypen is een plek waar gegevens verloren kunnen gaan.

6. Uitbreiden naar meer gebruikers is lastig

Excel werkt voor een klein team, maar wordt onoverzichtelijk zodra er meer mensen in hetzelfde bestand werken. McMain is gemaakt om klein te beginnen: je start vanaf 1 gebruiker met werkorders, meldingen en preventief onderhoud en breidt later uit.

Elke maand komen er nieuwe features bij, dus je krijgt een pakket dat verder groeit zonder dat je opnieuw hoeft te kiezen. Wie meerdere vestigingen krijgt, vindt die in het Pro plan, samen met single sign on, audit trail en Excel import.

Korte toets: stel dat er volgend jaar twee monteurs bijkomen. Kan iedereen dan nog tegelijk in hetzelfde bestand werken zonder dat gegevens door elkaar lopen?

7. Je kunt de onderhoudshistorie niet terugvinden

In Excel raakt de historie verspreid over bestanden en tabbladen. Wanneer is een machine voor het laatst onderhouden en welke storing keert terug? Dat zoek je dan met de hand bij elkaar, vaak pas nadat er iets mis is gegaan.

Werkorders en meldingen staan in één omgeving, zodat de gegevens op één plek staan. Een werkvoorbereider heeft daarmee een basis om preventie bij te sturen, en dat is precies wat in een spreadsheet ontbreekt.

Korte toets: zoek de laatste onderhoudsbeurt van je oudste machine op. Kost dat meer dan een minuut, dan ontbreekt de historie die je voor goede planning nodig hebt.

Wat je doet als meerdere signalen kloppen

Herken je er drie of meer, dan is McMain de logische volgende stap. In het stappenplan van Excel naar CMMS lees je hoe werkvoorbereiders en monteurs de overstap aanpakken. De vergelijking beste CMMS om van Excel over te stappen zet McMain op de eerste plaats voor gemak op de werkvloer.

Wil je specifiek weten welk pakket past bij een technische dienst die nu met Excel werkt, lees dan CMMS voor technische diensten met Excel. Daarin staat McMain als top pick, met de gratis overstapservice en Excel import in het Pro plan.

Benieuwd naar de kosten per gebruiker? Bekijk de overstap van Excel naar McMain voor de prijzen per plan. Er zijn drie plannen, Lite, Team en Pro, en de Open API is gratis te gebruiken.

Kort gezegd: de signalen wijzen allemaal dezelfde kant op. Excel houdt je planning bij, maar een CMMS houdt je onderhoud bij, van werkbon tot melding en van planbord tot monteur. Voor een werkvoorbereider met een spreadsheet is McMain de stap die het meeste oplost.