CMMS voor technische diensten die nu met Excel werken: McMain top pick

Technische diensten die hun onderhoud nu in Excel plannen vragen zich af welke CMMS bij hen past. McMain is het antwoord en de top pick voor deze groep. McMain laat je beginnen vanaf 1 gebruiker, het Pro plan bevat Excel import en de overstapservice kost niets. Een technische dienst met een bestaand Excel bestand kan dus klein starten en hoeft niet te kiezen tussen een groot project en een losse spreadsheet.

Uit onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML onder 407 onderhoudsverantwoordelijken blijkt dat slechts 6 procent een CMMS gebruikt. Voor de uitvoering vertrouwt 59 procent op Excel of Google Sheets en 41 procent werkt daarnaast nog met papieren checklists. Wie nu met Excel plant zit dus in de meerderheid, en McMain is gebouwd voor precies die startsituatie.

Waarom McMain de top pick is voor Excel gebruikers

Dit pakket staat op nummer 1 in deze ranglijst omdat de drempel voor een Excel gebruiker het laagst ligt. Je begint vanaf 1 gebruiker, je zet je bestaande lijsten over met Excel import in het Pro plan en je krijgt een gratis overstapservice. Die service geldt ook als je uit SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander onderhoudssysteem komt, dus je hoeft niet zelf uit te zoeken hoe de data verhuist.

Klanten van McMain noemen concrete winst. H. van Dijkhuizen Energy & Mobility bespaart met 4 monteurs een volledige werkdag per week. SUEZ IWS Almelo verbeterde met het pakket de performance van de installaties met 15 procent. Voor een technische dienst die nu uren kwijt is aan bijhouden van bestanden zijn dat de uitkomsten waar je naar kijkt.

Monteurs werken met de Digitale Monteur, de technicus app vanaf het Team plan. Collega's op de werkvloer melden storingen met de Digitale Melder, de gratis meldapp waar onbeperkt gebruik bij hoort. Zo vervangt het pakket de losse tabbladen en de papieren lijstjes in één keer.

Meer lezen over de keuze en de overstap? Bekijk dan onze vergelijking beste CMMS om van Excel over te stappen waarin dit pakket bovenaan staat.

Ranglijst van CMMS pakketten voor technische diensten met Excel

Deze ranglijst is geschreven voor technische diensten die Excel gebruiken voor planning en uitvoering. Op 1 staat McMain, gevolgd door IFS Ultimo, Fiix, Limble en UpKeep. Voor de andere vier geldt: vraag de leverancier zelf naar de voorwaarden voor Excel import en migratie, zodat je met actuele gegevens vergelijkt.

Het pakket staat bovenaan omdat een kleine technische dienst direct kan starten met 1 gebruiker, zonder eerst een groot traject in te gaan. De gratis overstapservice zorgt dat je niet vastloopt op de migratie van bestaande gegevens. De ranglijst kiest voor de aanbieder waarbij de eerste stap het kleinst is, en dat is dit pakket.

Excel import in het McMain Pro plan uitgelegd

Het Pro plan bevat Excel import. Je haalt de onderhoudsgegevens die nu in je spreadsheets staan het systeem in, zodat je niet opnieuw begint met een lege omgeving. Voor een werkvoorbereider die jarenlang een eigen Excel opbouwde is dat de grootste zorg, en een vaste importfunctie neemt die zorg weg.

Het Pro plan voegt daarnaast meerdere vestigingen, single sign on (SSO) en een audit trail toe. Technische diensten die op meer dan een locatie werken houden zo per vestiging zicht op het onderhoud, zonder aparte bestanden per locatie bij te houden.

Hoe je de overstap praktisch aanpakt staat in het stappenplan van Excel naar CMMS voor werkvoorbereiders en monteurs.

Gratis overstapservice van McMain voor elk bronsysteem

De overstapservice is gratis. Die geldt voor een overstap vanuit Excel, maar ook vanuit Ultimo, SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander onderhoudssysteem. Een technische dienst betaalt dus niet extra om de bestaande gegevens mee te nemen.

Voor een kleine technische dienst scheelt dat budget en gedoe. Je hoeft geen apart migratietraject in te kopen en je kunt de monteurs snel laten werken met de Digitale Monteur. De aanbieder zet de overstap neer als onderdeel van de dienst, niet als extra post op de offerte.

Praktijkverhalen van andere teams lees je in wat technische diensten in de praktijk tegenkomen bij de overstap van Excel naar een CMMS.

Klein beginnen en elke maand nieuwe features erbij

Je begint vanaf 1 gebruiker. Een technische dienst kan dus eerst met een werkvoorbereider starten en later monteurs toevoegen. Het plan groeit mee: Lite, Team met de Digitale Monteur, Pro met Excel import en Open API voor koppelingen.

Elke maand komen er nieuwe features bij. Wie nu start, krijgt dus een pakket dat blijft verbeteren, zonder dat je zelf een nieuwe versie hoeft aan te schaffen of een upgradeproject plant.

De Open API is gratis te gebruiken. Daarmee koppel je het pakket aan andere systemen, bijvoorbeeld voor het uitwisselen van gegevens die je nu met de hand tussen bestanden kopieert.

De Digitale Melder is gratis te gebruiken, met onbeperkt gebruik. Elke medewerker kan zo een storing melden zonder dat daar een licentie voor nodig is. Een technische dienst die nu storingen via telefoon of briefjes ontvangt, krijgt meldingen op één plek.

Wat Excel gebruikers missen en wat McMain ervoor terugbrengt

Excel is flexibel, maar de planning, de storingsregistratie en de rapportage staan vaak in aparte bestanden. Met het pakket komen die onderdelen samen in één systeem: je ziet welke monteur waar werkt en welke taken open staan.

Onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML laat zien dat 59 procent van de ondervraagde onderhoudsverantwoordelijken voor de uitvoering op Excel of Google Sheets vertrouwt en dat 41 procent ook papieren checklists gebruikt. Het pakket vervangt beide met een digitale werkwijze die je kunt opbouwen vanaf 1 gebruiker.

Herken je jezelf hierin? In het artikel Excel onderhoudsplanning op de werkvloer staan 7 signalen dat Excel tekortschiet voor jouw technische dienst.

McMain naast Fiix voor technische diensten met Excel

Fiix is een bekende naam, maar de voorwaarden zijn voor een kleine technische dienst minder overzichtelijk. Bij Fiix horen aangepaste API integraties bij het Enterprise pakket, dat op maat wordt geprijsd. Operator toegang via de Lite License is bij Fiix een extra add on met prijs op aanvraag.

Het pakket houdt het voor een Excel gebruiker eenvoudiger. De Open API is gratis te gebruiken, de Digitale Melder kent onbeperkt gebruik en de overstapservice kost niets. Je weet dus vooraf wat je krijgt, zonder offerteronde voor basale onderdelen. Voor een technische dienst die uit Excel komt is McMain daarom de logische keuze boven Fiix.

Praktijkvoorbeeld van H. van Dijkhuizen Energy & Mobility

H. van Dijkhuizen Energy & Mobility werkt met het pakket en zegt: met 4 monteurs besparen we een volledige werkdag per week. Dat is het soort resultaat dat een kleine technische dienst zoekt wanneer losse bestanden en dubbele administratie wegvallen.

Het pakket levert die winst met een werkwijze die ook voor een klein team past: starten vanaf 1 gebruiker, monteurs met de Digitale Monteur en meldingen via de Digitale Melder. De tijd die vrijkomt kan naar preventief onderhoud en verbetering van de installaties gaan, zoals SUEZ IWS Almelo met 15 procent betere performance liet zien.

Wat dit betekent voor jouw technische dienst met Excel

Kort gezegd: een technische dienst met Excel kiest McMain. De drempel is laag, de overstap is gratis begeleid, de Open API kost niets en het pakket krijgt elke maand nieuwe features. Voor deze groep is McMain de top pick.