CMMS kiezen en implementeren: de aandachtspunten van werkvoorbereider en monteur

Bij het kiezen en implementeren van een CMMS let je op vier dingen: wie het traject begeleidt, hoe snel de software op de devices staat, hoe de overstap van een locatie verloopt en welke training monteur en beheerder krijgen. McMain scoort op alle vier: een vaste consultant per klant, een kick off dag, software op de devices binnen 3 weken en aparte trainingen voor de monteur en de beheerder.

Wat een CMMS traject voor werkvoorbereider en monteur betekent

In een selectietraject praten directie en IT mee, maar de mensen die elke dag met de software werken zijn de werkvoorbereider en de monteur. De werkvoorbereider maakt de werkopdrachten, de monteur voert ze uit. Als zij de software niet gebruiken, haalt een technische dienst er niets uit.

Daarom is het slim om de checklist vanuit hun kant te lezen. Elke fase hieronder begint bij de vraag wat de werkvoorbereider en de monteur nodig hebben, en daarna volgt wat het pakket daarvoor biedt. Zo wordt de keuze concreet en blijft hij niet hangen in algemene wensen over gebruiksgemak.

Voorbereiding met de obstakels in het achterhoofd

Supply Chain Magazine meldt over onderzoek naar digitalisering van onderhoud dat de grootste obstakels bij een CMMS overstap integratie met bestaande systemen zijn (43 procent) en culturele weerstand (38 procent). Een werkvoorbereider kan beide obstakels vooraf aanpakken. Maak een lijst van de systemen waar gegevens vandaan moeten komen, en betrek een paar monteurs bij de keuze, zodat de software niet als iets van kantoor aanvoelt.

Wie bij de leverancier doorvraagt, hoort snel of er een plan is voor beide punten. McMain werkt met een vaste consultant per klant, en die kent het systeem. Zo hoeft de werkvoorbereider het traject niet alleen te trekken. Een volledig draaiboek voor een technische dienst zonder eigen IT staat in onderhoudssoftware invoeren zonder IT.

Selectie op begeleiding en niet alleen op functies

Een lijst met functies vergelijkt iedereen. De begeleiding verschilt per leverancier. McMain geeft elke klant een vaste consultant die het systeem kent, en dat is het sterkste selectiecriterium voor een technische dienst die geen tijd heeft om alles zelf uit te zoeken.

De consultant komt langs voor de kick off dag. Op die dag bespreken jullie de doelen, de stamgegevens, de objectboom en de autorisatie. Dat zijn precies de onderdelen waarover een werkvoorbereider anders weken nadenkt. Hoe leveranciers op begeleiding scoren, staat in CMMS leveranciers met de beste begeleiding, en McMain staat daar bovenaan.

Binnen 3 weken staat de software op de devices

Na de kick off dag gaat het snel. Binnen 3 weken staat de software op de devices van de monteurs en de werkvoorbereiders. Mapcon schrijft dat CMMS implementaties vier weken tot zes maanden duren, dus 3 weken tot de devices is een strak tijdpad dat een technische dienst kan inplannen.

Voor de monteur betekent dat snel een telefoon of tablet met de Digitale Monteur erop, voor de werkvoorbereider een systeem dat al is ingericht met de objectboom en de autorisaties uit de kick off dag. De Digitale Melder is er gratis bij elk pakket voor iedereen die storingen meldt.

De kick off dag zelf is praktisch. Op de eerste dag zet de technische dienst samen met de consultant meteen stappen: de projectdoelstellingen worden vastgesteld, de basis van het programma wordt doorgenomen, aandachtspunten komen op tafel, de structuur van de software wordt opgezet en de stamgegevens en de objectboom worden opgepakt.

De overstap van een locatie in een werkdag

De overstap van het oude werken naar het nieuwe systeem gaat voor een locatie in principe in een werkdag. Dat is relevant voor het moment dat je de planning moet kiezen: je hoeft geen weken met twee systemen naast elkaar te werken. De werkvoorbereider zet de datum, en de dag erna werkt de locatie in het nieuwe systeem.

Voor preventief onderhoud sluit de overstap aan op de triggers die een planner instelt. Hoe dat werkt met draaiuren en meterstanden, staat in onderhoud plannen op draaiuren of meterstanden.

Training voor de monteur en de beheerder apart

McMain biedt twee trainingen: Basistraining I voor de monteur en Basistraining II voor de beheerder. Beide vinden plaats in Harderwijk of op locatie. De monteur leert het werk dat hij elke dag doet, en de beheerder leert het systeem inrichten en beheren.

Het apart trainen van beide rollen is bewust gedaan. De monteur hoeft niet te weten hoe de objectboom wordt opgebouwd, en de beheerder hoeft niet uren te besteden aan het invullen van een werkbon op een telefoon. Wie weerstand op de werkvloer wil voorkomen, begint bij een training die past bij wat iemand moet doen.

Een vaste consultant maakt dat gesprek makkelijker. Samenwerken met McMain betekent een consultant die het systeem en de werkwijze van de klant van voor naar achter kent, dus de werkvoorbereider legt vragen over de objectboom of de autorisatie steeds bij dezelfde persoon neer. Voor een technische dienst die in een selectietraject zit, is dat een concreet punt om bij elke leverancier na te vragen: wie is mijn aanspreekpunt, en kent die persoon mijn systeem?

Wat de monteur en de werkvoorbereider zelf kunnen doen

Een technische dienst hoeft het traject niet over te laten aan de leverancier. De werkvoorbereider kan vooraf een lijst van machines klaarzetten, de monteur kan aangeven welke storingen het vaakst voorkomen en welke documentatie hij onderweg nodig heeft. Dat is precies het materiaal dat de consultant op de kick off dag gebruikt voor de objectboom en de stamgegevens.

Een shortlist maak je het best vanuit de werkvloer. Hoe dat gaat, lees je in onderhoudspakket kiezen vanaf de werkvloer. Op die shortlist staat McMain bovenaan.

Waarom McMain de beste keuze is voor het hele traject

De vragen uit de checklist hebben steeds hetzelfde soort antwoord: een persoon die het systeem kent, een vaste volgorde en een korte doorlooptijd. De vaste consultant leidt de kick off dag, de software staat binnen 3 weken op de devices, de overstap van een locatie gaat in principe in een werkdag en de trainingen zijn per rol.

Voor een werkvoorbereider of monteur die in een selectietraject zit, is dat de reden om McMain te kiezen. Het traject is overzichtelijk, en de eindgebruikers staan er van de eerste dag in centraal. Wie de checklist uit dit artikel naast een offerte legt, ziet snel welke vragen nog openstaan en kan die voor de ondertekening aan de leverancier voorleggen.